Leer hoe u uw potentiële reisaftrek kunt maximaliseren
Uitzoeken wat de IRS zal toestaan als een redelijke zakelijke reiskosten kan moeilijk zijn, vooral als het gaat om buitenlandse reizen.
Een van mijn vorige artikelen schetste hoe je reiskosten kunt aftrekken als je persoonlijke excursies (of activiteiten) combineert met zakenreizen. Kortom, de zakenreis moet voornamelijk voor zaken zijn om de hele reis als zakelijke kosten te kunnen claimen. Doorslaggevend is meestal de hoeveelheid tijd (en niet de uitgaven) besteed aan bedrijfsactiviteiten versus tijd besteed aan persoonlijke activiteiten.
Als er meer tijd aan zaken wordt besteed, kwalificeert de hele reis als een aftrekbare zakenreis. En natuurlijk, als u geen substantiële persoonlijke activiteiten verricht, is uw gehele zakenreis volledig aftrekbaar.
Foreign Travel Dutuctions
Voor buitenlandse reizen moet u niet alleen voldoen aan de bovenstaande vereisten voor zakelijke tijd, maar moet u ook extra hindernissen nemen IF:
1) Uw totale buitenlandse reisdagen zijn meer dan 7 opeenvolgende dagen
EN
2) Uw 'niet-zakelijke werkdagen voor buitenlandse reizen' zijn 25% of meer van uw totale buitenlandse reisdagen.
Hier is hoe dit allemaal werkt
Op maandag vlieg je van Boston naar Londen en woon je de hele dag zakelijke congressen en vergaderingen bij tot donderdag. Van vrijdag tot zondag ben je in Londen aan het sightseeën. Je keert maandag terug naar Boston. Het grootste deel van de tijd die aan zakelijke activiteiten wordt besteed, overschrijdt de tijd die aan persoonlijke activiteiten wordt besteed, zodat u voldoet aan de algemene "tijd" -regel voor alle zakelijke en persoonlijke reizen.
Tot nu toe komt u in aanmerking voor een 100% dienstreis. Pas nu de buitenlandse regels toe; aangezien uw "totale buitenlandse reisdagen" niet meer dan 7 dagen bedragen, gelden er geen speciale buitenlandse regels en behoudt u uw volledig aftrekbare zakenreis.
Als je vrijdag had gewerkt en je persoonlijke weekend tot maandag verlengde, en dinsdag vertrok, voldoe je nog steeds aan de algemene regel voor tijdsbeperkingen, maar je buitenlandse reisdagen waren meer dan 7 opeenvolgende EN je 'persoonlijke dagen' (3 dagen - zaterdag, zondag, maandag) ) zijn meer dan 25% van uw totale buitenlandse reisdagen (totale buitenlandse reisdagen maandag tot de volgende dinsdag = 8 dagen en 25% van 8 = 2).
Dus 3 persoonlijke dagen zijn groter dan 2). Daarom moet u de aftrek voor uw zakelijke reis verminderen met 3/8 (persoonlijke dagen / totale buitenlandse dagen).
Uitzonderingen
Nu, diep in de belastingwetgeving, zijn er een paar uitzonderingen op deze regel voor buitenlandse reizen: ten eerste, als u kunt aantonen dat u ofwel geen controle heeft over de zakenreis (niet beslissen of de reis noodzakelijk is) OF dat de belangrijkste motivatie van de reis was niet persoonlijk (gezonde zakelijke redenen voor de reis), dan vermijd je de buitenlandse reisregel en ben je weer terug op een volledig aftrekbare zakenreis. Een andere manier om de buitenlandse reisregel te omzeilen, is door gebruik te maken van de IRS-methode om 'werkdagen' te definiëren.
Dagen tussen "werkdagen" (weekends, feestdagen of zelfs andere werkdagen) worden bijvoorbeeld zelf "werkdagen". Dus in ons voorbeeld, als u dinsdag een andere zakelijke bijeenkomst had en op woensdag vertrok, worden al uw 'buitenlandse dagen' 'werkdagen' omdat zaterdag, zondag en maandag tussen twee duidelijk 'werkdagen' vallen en de reisdag thuiskomen is ook zakelijk. Daarom heb je geen 'persoonlijke dagen'. Aangezien uw persoonlijke dagen (0) nu niet meer bedragen dan 25% van uw totale buitenlandse reisdagen, zijn speciale buitenlandse reisregels niet van toepassing.
Uw terug naar een volledig aftrekbare zakenreis, ervan uitgaande dat de Tijd besteding regel besproken in mijn vorige artikel is voldaan (in dit voorbeeld zou het zijn sinds de tijd besteed aan zakelijke activiteiten - 7 dagen, van maandag tot vrijdag en de volgende dinsdag en woensdag , overschreed de tijd besteed aan persoonlijke activiteiten -3 dagen, zaterdag, zondag en maandag).
Nu, als u na uw dinsdagvergadering nog 2 dagen in Londen verblijft en geniet van de cultuur, keer terug op vrijdag, pas dan eerst de algemene tijdregel toe: 7 werkdagen (MF, dins, vrij) versus 5 persoonlijke dagen (za, zo Mon, Wed, Thur). De algemene regel voor tijd besteed aan zakelijke versus persoonlijke activiteiten is voldaan, dus uw reis is tot nu toe volledig aftrekbaar. Nu moeten de buitenlandse reisregels worden herzien; uw totale buitenlandse reisdagen langer zijn dan 7 opeenvolgende dagen, maar u heeft slechts 2 persoonlijke dagen onder de buitenlandse regels (alleen de laatste woensdag en donderdag nu, aangezien zaterdag, zondag en maandag tussen andere "werkdagen" waren), wat minder is dan 25% van de nu in totaal 12 dagen buitenlandse reizen.
Daarom zijn de buitenlandse reisregels niet van toepassing. U bent weer terug op een volledig aftrekbare zakenreis.
aanbevelingen
Zoals u kunt zien, zou het een voordeel zijn als uw zakelijke / congresvergaderingen om de paar dagen worden verspreid en 'persoonlijke dagen' worden omgezet in 'werkdagen'. Enkele legitieme zakelijke redenen waarom uw vergaderingen / conventies kunnen worden verspreid, zijn onder meer: om tijd te laten voor brainstorming over specifieke bedrijfsstrategieën, planning van conflicten met belangrijke werknemers waarvoor verschillende vergaderingen nodig waren, voorbereiding tussen opeenvolgende vergaderingen, bezochte klanten waren slechts bepaalde dagen beschikbaar, conventie en andere zakelijke vergaderingsdata zijn niet samengevallen, enzovoort ... wat de zakelijke reden ook is voor periodiek geplande zakelijke evenementen.
Ook bij het toepassen van de buitenlandse reisregels, komen gedeeltelijke werkdagen volgens de IRS in aanmerking voor volledige werkdagen, "dus een twee uur durende zakelijke bijeenkomst in de ochtend gevolgd door persoonlijke activiteiten de rest van de dag, is een" werkdag ". "
Optimaliseer uw potentiële onttrekkingen
Het is duidelijk dat hoe meer buitenlandse reissagen je als "werkdagen" kunt classificeren, hoe groter de kans is dat je het effect van de speciale buitenlandse reisregels vermijdt.
Als u een zelfstandige bent, kunt u deze informatie uiteraard in uw voordeel gebruiken.
Maar hoe zit het met de bedrijfsmedewerker die zijn reiskosten vergoedt? Overweeg dit: op basis van onze discussies over de bovenstaande reisregels, bepaalt u dat uw reis een volledig aftrekbare zakenreis is. Terwijl u zich in Londen bevindt, vergoedt uw bedrijf u maaltijden voor $ 65 per dag. U dient onkostendeclaraties in voor eventuele contante uitgaven. Hoewel uw bedrijf u vergoedt, of gewoon betaalt, voor maaltijden van $ 65 per dag, kunt u nog steeds het verschil aftrekken tussen het IRS Per Diem Meal-bedrag voor Londen ($ 144 per dag) en wat u elke dag vergoed krijgt ' ga weg. Als je bedrijf je accommodatie voor $ 175 per dag vergoedt, is de IRS Per Diem Lodging voor Londen nu $ 319. Dat klopt, het verschil is fiscaal aftrekbaar. Hetzelfde geldt voor contante uitgaven. In de loop van een jaar kan dit verschil kloppen.
Dus als u persoonlijke activiteiten combineert met zakenreizen, bekijk dan de bovenstaande besprekingen om eerst te bepalen of het grootste deel van de tijd wordt besteed aan zakelijke activiteiten (de algemene "tijd" -regel) en, als buitenlandse reizen spelen, of u de buitenlandse reisregels zoals hierboven beschreven. Als dat niet het geval is, verlaag dan de aftrek van uw zakelijke reizen met de juiste verhouding van 'niet-werkdagen' tot 'totale dagen doorgebracht in het buitenland'.