Noodzaak om te weten welke zakelijke reiskosten reizigers rechtmatig kunnen worden afgetrokken van een belastingaangifte Helaas is het antwoord niet altijd eenvoudig. Reizen gerelateerde belastingaftrek kan moeilijk zijn om te achterhalen. Het hangt echt af van de individuele omstandigheden van de zakenreiziger.
Bedrijfsbeleid voor reizen, reislocaties, IRS-reisregels en -procedures, overnacht reizen versus dagreizen, buitenlandse of binnenlandse reizen en adequaat bijhouden van gegevens zijn allemaal factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van wat er eigenlijk moet worden afgetrokken van uw belasting terugkeren.
Waarom belastingaftrek voor reizen niet zo eenvoudig is
IRS blijft de aftrekcijfers voor zakelijke reizen nauwlettend volgen. Samen met het Congres heeft de IRS een complexe reeks zakelijke reismethoden, regels, voorschriften, procedures en beleid ontwikkeld om sommige van de vermeende misstanden in te dammen. Dit heeft echter een aanzienlijke complexiteit aan het proces toegevoegd.
Helaas, met de toegevoegde complexiteiten, is de slinger nu de andere kant op geklapt. Tegenwoordig kunnen zowel terugbetaalde als niet-vergoede zakenreizigers gemakkelijk en abusievelijk aannemen dat ze geen recht hebben op aftrek van reiskosten, terwijl ze dat in feite wel zijn. Bovendien zijn zakenreizigers geneigd om te vertrouwen op hun eigen logische definities van zakenreiskosten die al dan niet worden beïnvloed door het eigen reisbeleid van hun bedrijf. Toch definieert de IRS bedrijfsreissiekosten breder dan zowel gezond verstand als veel bedrijfsbeleid.
Als u echter aanspraak maakt op alle zakelijke reiskosten van de IRS waar een zakenreiziger recht op heeft, moet u een doolhof van archiveringsvereisten doorlopen, waarbij in sommige gevallen de ontvangsten mogelijk helemaal niet nodig zijn en, in andere gevallen, de ontvangsten mogelijk niet genoeg!
De IRS heeft niet eenvoudig de waargenomen misstanden in de zakenreizigerswereld beteugeld, maar het heeft het voor de gemiddelde zakenreiziger moeilijk, zo niet onmogelijk gemaakt om met vertrouwen al zijn legitieme reissubsidies te claimen.
Reiskosten volgen
Zoals elke zakenreiziger weet. de uitgaven op de weg kunnen oplopen.
Dat is de reden waarom een aantal online onkostenregistratieservices nu beschikbaar zijn voor de zakelijke reiziger. Veel van deze services worden gebruikt om reisregelingsplannen voor bedrijven te implementeren, rapporten voor facturen van klanten te genereren of eenvoudig basisvervoerkosten bij te houden, en veel van hen bieden apps waarmee je nu ontvangsten kunt vastleggen op je telefoon.
Hoewel deze services hun beoogde functies goed uitvoeren, zijn ze niet bedoeld om bedragen die door de zakenreiziger daadwerkelijk aftrekbaar zijn te volgen en te rapporteren over zijn / haar belastingaangifte. Deze diensten kunnen echter worden gebruikt als een goed startpunt voor 1) het genereren van reiskostenbedragen die daadwerkelijk aftrekbaar zijn van de eigen belastingaangifte en 2) voldoen aan een doolhof van IRS- en belastingrechtregels die de "bewijslast" vormen die vereist is om deze te claimen aftrek. Veel van de jaarverslagen van deze services moeten worden aangepast of gewijzigd om al uw belastingaftrek te ontvangen en tegelijkertijd te voldoen aan de IRS-vereisten.
Omdat alles duurder is terwijl u onderweg bent, is het noodzakelijk om alle cent die u kwijt bent tijdens uw zakenreis bij te houden, zelfs voor 'persoonlijke' uitgaven en zelfs wanneer ontvangsten verloren, misplaatst of anderszins niet beschikbaar zijn, bijvoorbeeld met tips.
Per slot van rekening kunnen op fiscaal gebied zelfs deze kosten aftrekbaar zijn.
Fiscale tips voor zakenreizigers om de onttrekkingen te maximaliseren
Houd deze belastingtips in gedachten terwijl u uw zakelijke reiskosten bijhoudt:
- Bewaar altijd uw bonnen! Het is misschien onmogelijk om elke bon te bewaren of zelfs een bon te krijgen voor elke afzonderlijke uitgave. De IRS weet dit en ze hebben beleid geïmplementeerd om belastingbetalers hierbij te helpen. Hoewel sommigen u misschien vertellen dat er geen inkomsten nodig zijn voor uitgaven van minder dan $ 75, moet u niet voor de gek houden. In die gevallen kan een logboek vereist zijn. Het beste beleid is om elke bon te behouden.
- Houd altijd een overzicht bij van de vergoede kosten. Het vergoedingsbeleid van bedrijven wordt geclassificeerd volgens verschillende IRS-richtlijnen en de werkelijke bedragen die aan de IRS worden gerapporteerd. Zelfs als u een vergoeding krijgt, kunt u nog steeds in aanmerking komen voor belastingaftrek.
- Log in op de daadwerkelijke locaties waar je naartoe reist. Mogelijk hebt u het recht om "standaard" bedragen af te trekken voor items zoals maaltijden en bijkomende kosten op basis van waar u reist. In veel gevallen kunnen deze standaardbedragen meer zijn dan wat er daadwerkelijk is uitgegeven.
- Trek wat persoonlijke uitgaven af terwijl u onderweg bent. Maar wees voorzichtig in dit gebied. De IRS weet dat u tijdens uw reis extra woonkosten maakt die u niet had hoeven maken als u thuis had gewerkt. Vanzelfsprekend, hoe "persoonlijker" deze items zijn en hoe groter het bedrag in dollars, hoe meer ze zullen worden gecontroleerd. U zou tijdens het reizen geen nieuwe auto willen kopen en het tijdens uw zakenreis een "extra woonlasten" noemen, maar veel persoonlijke of terugkerende kosten voor levensonderhoud tijdens het reizen, zoals mobiele telefoons, entertainment, hygiëneproducten en over-the-fly tegenmedicijnen, om er maar een paar te noemen, kunnen worden afgetrokken. Nogmaals, er moeten redelijke limieten worden toegepast en documentatie is nog steeds vereist.
Houd deze basisrichtlijnen in gedachten bij het naderen van een nieuw jaar zakenreizen en u en uw belastingadviseur zijn goed op weg om uw legitieme reiskosten veilig te claimen, af te trekken en te verdedigen.